Todoist: digitale To Do-Listen rocken!

- zuletzt aktualisiert am 29. September 2016

Ich liebe To Do-Listen.

Schon seit Jahren führe ich solche Listen – erst in einem eigenen Notizbuch, zeitweise im Filofax und dann im Moleskine-Kalender.
Ich geb’s zu: ohne die Dinger wäre ich heillos aufgeschmissen.

Wie digitale To Do-Listen dein Leben vereinfachen

Was ist so toll an To Do-Listen?

Alles, was du dir aufgeschrieben hast, vergisst du nicht mehr. Denn wie war das noch gleich? „Meine Aufmerksamkeitsspanne ist sehr kur… oh, ein Vögelchen!“ 😀

Zudem ist es motivierend, erledigte Aufgaben abhaken oder durchstreichen zu können. Wir tendieren ja dazu, nur all das zu sehen, was noch gemacht werden muss – und nicht das, was wir schon geschafft haben.

Klassisch auf Papier oder doch lieber digital?

Klar, eine typische To Do-Liste ist in nullkommanix auf Papier notiert.
Die Vorteile der Zettel-Version liegen auf der Hand:

  • Geht schnell.
  • Kostet nix – okay, den Kugelschreiber-Abrieb und das Papier… 😉
  • Funktioniert ohne Akku.

Leider hat die gute alte Papierliste aber auch ein paar Nachteile:

  • Man hat sie nicht immer griffbereit. Kennst du das mit den genialen Einfällen mitten in der Nacht, die du „gleich morgen früh“ aufschreiben willst? – Wenn du Glück hast, erinnerst du dich beim ersten Kaffee zumindest noch daran, dass du überhaupt irgendetwas notieren wolltest…
  • Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben musst du x-mal erneut aufschreiben, was ab einer gewissen Menge eine ziemlich nervtötende Arbeit wird.
  • Wenn du die Aufgaben für ein bestimmtes Datum planst und das dann korrigieren musst, endet es in Durchstreichen, Neuschreiben, Kritzeleien und Platzproblemen. Kurzum: sieht doof aus.

Diese Probleme lösen digitale To Do-Listen sehr elegant.
Praktisch ist, dass du sie auf verschiedenen Devices nutzen kannst, also beispielsweise auf deinem stationären Rechner, deinem Smartphone und auf dem Tablet. Sinnvollerweise werden die To Dos dabei stets automatisch synchronisiert.

Mein Favorit: Todoist

Todoist - Icon

Seit einiger Zeit verwende ich für meine To Do-Listen Todoist.
Läuft im Browser, als Programm unter OS X und Windows sowie als App auf dem Smartphone und Tablet. Außerdem gibt es unter anderem eine Integration für Gmail, Outlook und andere Email-Clients, sodass sich Mails gleich in Aufgaben umwandeln lassen.

Die Synchronisation läuft tadellos. Wenn ich unterwegs bin, trage ich To Dos über die iPhone-App oder auf dem iPad ein, daheim und im Büro läuft jeweils das Programm (OS X und Windows); in Gmail nutze ich die Integration.

In der Grundversion ist Todoist kostenlos, ich habe allerdings bald in die 23 Euro Jahresgebühr für die Premiumversion investiert.

Jede Aufgabe kannst du einem Projekt zuordnen, mit mehreren Etiketten versehen, einer Prioritätsstufe und mit einem Fälligkeitsdatum. Dadurch kannst du deine anstehenden Aufgaben auf mehrere Arten ausgeben: entweder zeitlich sortiert (Todoist zeigt dir immer einen Überblick über die nächsten sieben Tage an) oder inhaltlich.

Die nächsten Tage und die dafür geplanten Aufgaben im Überblick

Die nächsten Tage und die dafür geplanten Aufgaben im Überblick

Dass es für rechtzeitig erledigte Aufgaben Karma-Punkte gibt, ist ein nettes Gimmick.
Ebenso, dass einem die App einen schönen Feierabend wünscht, wenn alles erledigt ist. 😉

Todoist

Wie genau nutze ich Todoist?

Grundsätzlich geht es mir bei To Do-Listen darum, den Kopf freizubekommen von den ganzen „Vergiss nicht“s, „Müsste ich noch“s, „Denk dran“s und deren vielen Verwandten. Das gelingt mir mit Todoist wunderbar – ich habe mich eines Morgens hingesetzt und alles, wirklich alles an anstehenden Aufgaben aufgeschrieben, was mir eingefallen ist. Am Ende kam dabei eine beeindruckend lange Liste zusammen, die ich dann in verschiedene Themenbereiche und Prioritäten sortiert habe. Das hat initial zwar relativ lange gedauert, aber dass ich danach tatsächlich ein Gefühl von Ruhe im Kopf hatte, war unbezahlbar. :o)

Aktuell habe ich rund 30 verschiedene Projekte: für den Job, für neontrauma.de, für Hauskauf, Hochzeit und so weiter. Jedes Projekt kann Unterprojekte beinhalten, sodass sich die Aufgaben übersichtlicher verwalten lassen.
Für neontrauma.de habe ich beispielsweise Unterprojekte für Artikel, Layout, Marketing und Kooperationen angelegt.

Parallel zu den Projekten nutze ich einige Etiketten, etwa für bestimmte Personen oder Tools. So kann ich zum Beispiel alles, was ich meine Mom fragen will, entsprechend kennzeichnen und beim nächsten Telefonat mit ihr filtern lassen. Anstatt x-mal am Tag meine Mails abzurufen, mache ich das einmal – und wenn ich dann schon mal dabei bin, suche ich alle mit @mail gekennzeichneten To Dos heraus und bearbeite sie auf einen Schlag.
Übrigens kann Todoist in der Premiumversion Aufgaben mit Orten verbinden – wenn du beispielsweise in einen bestimmten Supermarkt kommst, bekommst du eine entsprechende Erinnerung.

Analog zu Projekten lassen sich auch Aufgaben in Subtasks splitten. Das ist enorm hilfreich, weil du dir jedes noch so gewaltige und furchterregende To Do dadurch in überschaubare Häppchen herunterbrechen kannst.
„Steuererklärung machen“ ist so ein Paradebeispiel für eine Riesenaufgabe, die ich liebend gern vor mir herschiebe. Letztes Jahr habe ich sie unterteilt in kleine Schritte: „Druck alle Rechnungen von 2013 aus“, „Aktualisiere die WiSo-Software“ und so weiter.

Für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben habe ich eine Wiederholung eingestellt: immer sonntags bereite ich den Newsletter vor, alle zwei Wochen gibt es ein neues Magic Letters-Thema, am Monatsletzten geht der Sparkle & Shine-Beitrag online und so weiter.

Wiederkehrende Aufgaben

So ein Blog bringt einige wiederkehrende Aufgaben mit sich

Ein paar To Do-Tipps

Splitte Aufgaben in kleine Portionen

Je granularer du eine Aufgabe formulierst, desto einfacher ist sie zu bewältigen. Indem du große Aufgaben herunterbrichst, entsteht zudem ein Plan, wie du vorgehen musst und was als nächstes zu tun ist – und das ist oft schon die halbe Miete.

To Do-Listen sind kein Selbstzweck. 😉

Es kann sich super anfühlen, wenn du dich nachmittags mit deiner Liste hinsetzt und erstmal alles aufschreibst, was du schon getan hast – um es direkt abzuhaken. Aber ist das wirklich so hilfreich? Diana hat kürzlich über To Do-Listen gebloggt und weist auf die Gefahr von diesen „Pro Forma-To Dos“ hin – es kommt dir dann nämlich so vor, als hättest du schon so viel geleistet, dass du den unliebsamen Rest weiter vor dir herschiebst.

Formuliere klare Anweisungen an dich selbst

Die folgende Strategie habe ich ebenfalls bei Diana gefunden – und obwohl ich mir anfangs etwas wunderlich vorkam, funktioniert sie: und zwar formuliere ich die Aufgaben als konkrete Anweisung. Also nicht mehr nur ein schnödes „Artikel schreiben“, sondern „Schreib den Artikel“.
Irgendwie finde ich das tatsächlich motivierender.

Unteraufgaben und Daten in Todoist

Hierüber bin ich gestolpert und brauchte eine Weile, bis ich des Rätsels Lösung gefunden hatte:
Wenn du einer Aufgabe ein Fälligkeitsdatum gibst und dann Unter-Aufgaben mit dem gleichen Stichtag anlegst, so werden die Subtasks in der Tagesansicht doppelt aufgeführt: einmal als eigenständige Aufgaben und dann erneut unterhalb der übergeordneten Aufgabe. Die Entwickler erklären das damit, dass man sonst bei Subtasks mit einem anderen Datum Probleme bekommt… okay.

Der Workaround ist einfach: gib nur der Hauptaufgabe ein Datum, den Subtasks nicht (das Datum entfernst du, indem du eine Aufgabe einfach anklickst und den Inhalt des Datumsfelds löschst).

Fazit:
Da wir in einer verdammt komplexen Welt leben, helfen dir To Do-Listen dabei, nichts zu vergessen und nicht durchzudrehen. Egal auf welche Weise du sie erstellst – formuliere die einzelnen Aufgaben so genau und granular, dass du sie gezielt in Angriff nehmen kannst. Digitale To Do-Listen bieten etliche Vorteile, unter anderem dass sie auf mehreren Geräten synchron verfügbar sind. Ich selber bin mit Todoist sehr zufrieden.

Wie verwaltest du deine To Dos?
Führst du To Do-Listen und wenn ja, bevorzugst du sie auf Papier oder alsdigitale Version?

    Kommentare

  1. Sunray am 3. Februar 2015 um 21:42:

    Hi Anne, in deinem Newsletter habe ich schon die Ankündigung deiner Orgareihe gelesen und jetzt gehts los, juchu! 😉
    Todoist hört sich für mich nach einer Mischung aus „Getting Things Done“ und Googles Inbox an, sehr interessant.
    Ich bin eigentlich ein Papier-Mensch, was Orgakram, Listen schreiben und so angeht und ab und an erwische ich mich auch dabei, Listen aus „Prokrastions-Gründen“ zu schreiben (sprich: ich tue ja schon so, als ob ich was tue ;D ).
    Dein Beitrag über Todoist spricht mich allerdings ziemlich an… ich werd´ das wohl mal ausprobieren – aber erst nach getaner Arbeit. 😉
    Das mit den Karma Punkten und dem schönen Feierabend ist übrigens auch echt witzig! 😉 Danke für die Vorstellung! 🙂

  2. Uschi aus Aachen am 3. Februar 2015 um 22:15:

    Hach! Ich bin auch ToDoIst-erin… Nach verschiedenen Versuchen mit vielen verschiedenen Möglichkeiten hat mich diese Software mit ihrer tatsächlich tadellosen Synchronisation in alle Devices überzeugen können, auch ich leiste mir die Premium-Version.

  3. Thomas am 4. Februar 2015 um 11:23:

    Ohne (digitale) ToDo Liste bin ich ebenfalls völlig aufgeschmissen. Daher nutze ich ebenfalls ein Tool, sowohl für alles Private als auch für berufliche Dinge oder Notizen rund um den Blog.

    Anfangs noch mit Evernote unterwegs nutze ich nun Wunderlist. Evernote hatte bei mir immer Probleme mit der Synchronisation zwischen den ganzen Geräten, so dass man irgendwann x Versionen von einem Eintrag hatte. Mit Wunderlist gehört das Problem der Vergangenheit an.

    ToDoist kenne ich noch gar nicht, schaue ich mir jetzt aber mal an.

    LG Thomas

  4. Birgit am 4. Februar 2015 um 16:22:

    Ich bin immer zwiegespalten mit diesen To-Do-Listen.
    Einerseits braucht man sie irgendwie … ja … aber andererseits kann man sich damit auch ganz schön unter Druck setzen. Gab es da nicht vor kurzem Mal was auf Karrierebibel.de dazu?

    Ich hab auch etliche Tools dazu „durch“, bin aber letztendlich bei Evernote (das ja jetzt mit „Remindern“ daher kommt) hängen geblieben. Einfach weil mir die diversen To-Do-Tools zu rudimentär und unflexibel sind und im schlimmsten Fall mich auch noch etwas kosten 😉

    Für Evernote zahle ich einmal meinen Jahresbeitrag, hab aber dann die „eierlegende Wollmilchsau“, sprich, ich verwalte darin mein komplettes Büro („paperless office“), sei es privat, geschäftlich oder was meine Blogs angeht – und natürlich auch meine To-Do-Listen. Ich hab hier http://churchm.ag/evernote-to-do-list/ das grad im Feed gehabt, da hat er seine Listen sehr umfangreich und übersichtlich gestaltet, das werde ich bei mir dann in Evernote auch mal umbauen.

    @neontrauma hast du Evernote auch schon für To-Do-Listen verwendet?

    • Anne am 5. Februar 2015 um 6:44:

      Mh, Evernote nutze ich tatsächlich auch (und es wird Gegenstand eines der nächsten Organisations-Artikels hier sein), allerdings nicht für To Dos. Dafür fand ich es – für mich persönlich – nicht so praktisch. Auch wenn es natürlich reizvoll ist, möglichst viel mit dem gleichen Tool abzufrühstücken.

  5. Sarah am 4. Februar 2015 um 16:18:

    todo listen rocken das leben.

    wie kann man ohne leben?

    allerdings bin ich hier ein klassisches mädchen:
    auf der arbeit liegt ein notizbuch (gestern voll geworden – mein erstes, volles notizbuch *love*) in welches ich immer reinschreibe was ansteht.

    privat sieht das ganze anders aus:

    ich nutze ein midori travellers notebook – aber in moleskine-größe.
    da sind dann neben meinem moleskine-kalender (w2p ohne platz für notizen) auch notizhefte drinne. eins nur für todos, eins für „memo“ sachen – also bücher die ich lesen möchte serien/filme die ich gucken möchte, dinge die ich gekauft habe, ideen für meinen blog. und ein heft für klassiche notizen.
    ich habe lange, lange rumgesucht und fahre mit diesem system perfekt. ich hab alles beisammen und schleppe alles mit mir rum 😀

    jetzt muss nur noch der neue andori von lederträumerei kommen – und dann fühle ich mich da einfach perfekt!

  6. Diana am 4. Februar 2015 um 18:00:

    Mist, dem digitalen Charme kann ich einfach nicht widerstehen – die App muss ich einfach mal ausprobieren. 😀 Dass man die Themen auch farblich ablegen und sortieren kann, finde ich äußerst interessant. Ich arbeite nämlich gerade an einem für mich perfekten Colorcoding.

    Danke für’s Verlinken meines Artikels! 🙂
    Beste Grüße

    • Anne am 5. Februar 2015 um 21:34:

      Aber gerne doch. 🙂

      Berichtest du dann mal über dein Color Coding? Ich habe das damals im Filofax ausprobiert, bin dann aber aus Unpraktischkeitsgründen nicht dabei geblieben (wollte nicht so viele verschiedenfarbige Stifte mitschleppen und habe daher unterwegs nur mit Bleistift geschrieben, um das daheim dann ins Reine bunt zu übertragen – den Aufwand hab ich nicht lange durchgehalten). In Todoist nutze ich jetzt zwar verschiedene Farben, aber nur, weil das so einfach einzustellen ging und netter aussieht. 😉

  7. Markus am 4. Februar 2015 um 19:56:

    Habe Todoist vor zwei Tagen im Netz entdeckt.
    Ich habe wie Du verschieden Arten (Papier, digtal) und Apps ausprobiert. Aber bis vor zwei Tagen hat mich keines Überzeugt :-). Ich liebe Todist. Es ist genial um verschieden Projekte zu managen. Und vor allem ich kann es Terminieren. Und ich kann es auf all meinen Geräten Synchronisieren.

  8. Lexa am 5. Februar 2015 um 16:03:

    Nutze ich auch und bin total begeistert. Macht genau das, was es soll und ist praktisch.
    Ich bin schon fast ein Karma-Meister 😉 Das ist so eine kleine Motivation, die einen dazu bringt eine Aufgabe nicht zu lange vor sich herzuschieben, man will ja keine Punkte verlieren.

    Für „kurzfristige“ Dinge die innerhalb der nächsten Stunde erledigt werden sollen, wenn ich sowieso schon am Schreibtisch sitze nutze ich aber zusätzlich noch Post-Its die einfach auf der Platte kleben.

    ToDoist ist mehr für alles, was entweder irgendwann mal (langfristige Projekte) oder zu einem bestimmten Zeitpunkt (Blogbeiträge, Steuererklärung etc…) fertig werden soll.

  9. Naddel verliebt in Zuhause! am 5. Februar 2015 um 19:30:

    Liebe Anne,
    todoist kenne ich gar nicht, eigentlich so wirklich gar kein Tool, außer Evernote.
    Eigentlich bin ich der typische Zettelschreiber. Besonders im Büro finde ich das praktischer, weil unauffälliger. Wenn ich ständig ins Handy tippe, könnte der Eindruck entstehen ich arbeite gar nicht 😉 Nachteil ist natürlich, dass ich überall zig Zettel verteilt habe.
    Bzw. hatte, momentan versuche ich mich von meiner ToDoListen-Schreiberei zu distanzieren, weil ich glaube, mir immer viel zu viel drauf zu schreiben, vor allem Dinge die eigentlich ein riesen Projekt dar stellen. Zur Zeit „warte“ ich daher erstmal etwas ab, bevor ich es mir wirklich auf ne ToDoListe setze 😉
    Liebe Grüße
    Naddel

  10. […] Auf neontrauma gab es diese Woche einen Beitrag zu digitalen To-Do-Listen. Ich habe mir die vorgestellte App […]

  11. Links KW 6 | canistecture.de am 9. Februar 2015 um 22:47:

    […] liebe ToDo Listen, Du auch ? Dann schau mal bei Neontrauma […]

  12. Links KW 6 | Canistecture am 10. Februar 2015 um 17:22:

    […] liebe ToDo Listen, Du auch ? Dann schau mal bei Neontrauma […]

  13. Projekte organisieren mit Trello | Anne.de am 13. Februar 2015 um 7:56:

    […] ich dir letzte Woche mit Todoist mein Lieblingsprogramm für To Do-Listen vorgestellt habe, ist heute ein verdammt vielseitiges […]

  14. Isabel Julikind am 13. Februar 2015 um 14:29:

    Ich bin noch sehr analog – Kalender, To-Do-Listen & Co. gibt es bei mir alles noch auf Papier. Bisher habe ich zwar schon einige Tools ausprobiert, aber noch nichts konnte mich wirklich überzeugen. Bisher habe ich noch alles im Überblick, sodass ich erstmal analog bleibe.

  15. Ein Rückblick aus dem RSS-Reader am 14. Februar 2015 um 18:21:

    […] wieder geschafft, das wir Geld ausgegeben haben. Und zwar für das Programm todoist, welches sie in ihrem Beitrag sehr ausführlich vorgestellt hat. Bis zu diesem Beitrag kannten wir das gar nicht, jetzt sind wir […]

  16. Björklunda am 15. Februar 2015 um 13:33:

    Hej Anne,
    eigentlich bin ich der PapierMensch und witzigerweise habe ich genau diese App auf meinem iPhone schlummern. Denn wie das alles so mit neuen Dingen ist, man probiert sie aus und geht dann auf das altbewährte zurück. Der Grund lag wirklich in der Art und weise, wie ich die Listen geschrieben habe – „Artikel schreiben“ oder so ähnlich und dann noch zuviele Aufgaben auf einmal… Einfach demotivierend. Aber nach deinen kleinen Tipps werde ich dem Programm doch noch eine Chance geben und die Aufgaben vor allem in kleine Häppchen verteilen.
    Liebe Grüße
    Heike @Björklunda

  17. Adieu Zettelchaos - dank Evernote | Anne.de am 3. März 2015 um 20:57:

    […] sich mit Evernote erstellen. Ich persönlich verwende dafür lieber eine eigene App, nämlich Todoist – aber für einfache Listen oder wenn du gerne alles in einem einzigen Programm hast, reicht […]

  18. 10 weitere tolle Android-Apps - Lexasleben am 10. März 2015 um 10:48:

    […] ich Todoist nutze kann ich auch nicht mehr ohne. Ich wollte es dir ja immer mal vorstellen, aber Anne war […]

  19. Bullet Journaling | vom Landleben am 24. Juni 2016 um 7:31:

    […] und Aufgaben zu organisieren und nichts zu vergessen:  Filofax, klassische Kalender, Apps wie Todoist oder Trello, … seit einigen Monaten bin ich nun bei einer Technik namens Bullet Journaling […]

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.